Bienvenue dans le guide de démarrage !

Le lexique contient tous les termes utilisés, et n'hésitez pas à nous contacter pour toute question.

Application

L'application Elisia rassemble tous les outils nécessaires. Elle fonctionne sur tout type d'appareil connecté depuis un navigateur standard comme Chrome, Safari, Opera, Brave (Firefox et Internet Explorer ne sont pas compatibles).

Sur tablette ou mobile, vous pouvez installer l'application comme si elle provenait de l'Apple Store ou Google Play.

Principes

  • Suivant votre Rôle (voir ci-après) vous avez accès à des informations spécifiques, regroupées par couleur dans le menu général.
  • Lors de la saisie, les champs avec  sont obligatoires pour l'enregistrement, ceux avec  sont obligatoires pour la validation d'étape.

Pour commencer, appuyez sur le bouton :

Compte utilisateur

  • Sélectionnez créer un nouveau compte, et renseignez votre email, nom d'utilisateur et mot de passe. Appuyez sur Suivant.
  • Un message est affiché vous invitant à ouvrir votre messagerie.
  • Dans votre messagerie, vous trouverez l'email envoyé par Elisia, appuyez sur le lien qu'il contient :

  • Votre compte est maintenant actif et toutes vos données seront attachées à votre compte. Vous pourrez les retrouver sur différents appareils en vous identifiant avec votre nom d'utilisateur ou votre email, et, votre mot de passe.
  • Retournez à la fenêtre de l'application et appuyez sur Suivant.

Rôle(s) et Identité

L'application gère 3 types de rôles :

  • Responsable / Booker : le responsable du projet artistique, seul à pouvoir gérer un engagement
  • Salarié : l'artiste ou le technicien employé lors de l'engagement
  • Acheteur : le client payeur de l'engagement négocié

Le cumul de 2 rôles est possible, à l'exception de Salarié et Acheteur qui sont incompatibles.

Le Responsable et le Salarié ont obligatoirement un Compte Utilisateur pour accéder à leurs informations, l'Acheteur peut ne pas en avoir. Dans ce cas, il n'utilise pas l'application et ses informations sont gérées par le Responsable.

  • Si vous avez reçu un code d'invitation par email, sélectionnez oui, sinon sélectionnez non :

  • Appuyez sur Suivant, et renseignez votre (vos) Rôle(s) :

  • Appuyez sur Suivant, et renseignez votre Identité :

  • Appuyez sur Suivant, la configuration est terminée.

Prochains Lancements

L'application dispose maintenant de toutes les informations de base. Au prochain lancement, vous serez dirigé sur cette page d'accueil   "Elisia".

A tout moment, vous pouvez éditer les informations saisies lors de la configuration :

  • le Compte utilisateur contenant vos identifiants est accessible en  
  • l'Identité, les Rôles, le Profil sont accessibles en  

Profil

  • Complétez votre Profil en appuyant sur l'un des 2 boutons :

  • Appuyez sur Modifier pour éditer votre Profil :

  • Renseignez votre Profil, tous les champs marqués d'un point rouge sont nécessaires. Notez que vous pouvez éditer votre Profil à tout moment (si vous n'avez pas toutes les informations, si votre téléphone change...). Pour enregistrer votre Profil appuyez sur Enregistrer :

Création d'Engagement

Rappel : seul l'utilisateur ayant le rôle de Responsable peut gérer un engagement.

  • Dans le menu général, appuyez sur Engagement :

  • Puis dans l'entête, appuyez sur le bouton "+"  :

  • En préambule, vous pouvez visualiser l'organisation en 5 sections et 5 étapes d'un engagement :

  • Appuyez sur Commencer, et laissez-vous guider à travers les 5 sections de l'engagement.

Exemple d'engagement

5 étapes et 5 sections

Dans cet exemple, pour la section Prestation, une des prestations est orange car incomplète, le Responsable doit la compléter pour permettre la demande de validation de l'engagement. Pour la Paie, 2 salariés sont orange car ils n'ont pas renseigné la totalité de leurs informations administratives, ils devront le faire pour permettre la demande de validation de la paie. 

Bilan

Synthèse comptable de l'engagement avec possibilité d'ajuster :

  • le budget HT, initialement défini dans les Termes
  • la balance, en réduisant ou augmentant la masse salariale 

Dans cet exemple, la balance est positive, le Responsable peut :

  • ne rien faire, et les 93,66€ seront versés sur son Compte Virtuel lors de la Clôture de l'engagement, ils seront disponibles pour un engagement ultérieur ou une dépense liée à son activité
  • ajuster la balance à 20€ par exemple, pour que la différence de 73,66€ soit ajoutée à la masse salariale, proportionnellement au poids de chaque salarié. Et lors de la clôture, la nouvelle balance de 20€ sera versée sur son compte virtuel.

Avancement

Synthèse de l'état de l'engagement suivant l'Etape en cours :

  • état de l'engagement
  • bouton d'interaction avec Elisia
  • boutons de téléchargement des documents
  • bouton de l'historique des actions

Dans cet exemple, l'Engagement est conforme car les 3 sections Termes, Prestations et Clauses Contractuelles sont complètes, le Reponsable peut alors demander la validation de l'engagement à son Référent ELISIA. De plus, à cette étape les devis et contrat de cession sont disponibles.
Une fois la validation demandée, les 3 sections ne sont plus modifiables, mais les 2 sections restantes, Paie et Frais, le sont.