Application Elisia

L'application Elisia gère l'administration complète d'une production : définition du devis, du contrat de cession du spectacle, et de la facturation entre Elisia (le producteur) et l'organisateur, et, définition de la paie des Salariés intermittents (contrat de travail, bulletin, AEM...). Tout est interactif, les documents sont créés en temps réel, le cycle de vie d'une production, de la prospection à la clôture, est séquencée en étapes, les contrats sont signables électroniquement, les salariés sont payés par virement...

Elle fonctionne depuis un navigateur sur tout type d'appareil connecté.

Sur tablette ou mobile, vous pouvez installer l'application comme si elle provenait de l'Apple Store ou Google Play.

Pour commencer, appuyez sur le bouton :

Compte utilisateur

• Sélectionnez créer un nouveau compte, et renseignez votre email, nom d'utilisateur et mot de passe. Appuyez sur Suivant.
• Un message est affiché vous invitant à ouvrir votre messagerie.
• Dans votre messagerie, vous trouverez l'email envoyé par Elisia (vérifiez le dossier Spam/Indésirable) :

• Appuyez sur le lien qu'il contient : une nouvelle page de votre navigateur vous indiquera que votre compte est activé (vous pouvez fermer cette page).
• Retournez à la page de Configuration et appuyez sur Suivant.

Rôles et Identité

L'application gère 3 types de rôles :

• Responsable : le responsable du projet artistique, seul à pouvoir gérer un engagement
• Salarié : l'artiste ou le technicien employé lors de l'engagement
• Acheteur : le client payeur de l'engagement négocié

Le cumul de 2 rôles est possible, à l'exception de Salarié et Acheteur qui sont incompatibles.

Le Responsable et le Salarié ont obligatoirement un Compte Utilisateur pour accéder à leurs informations, l'Acheteur peut ne pas en avoir. Dans ce cas, il n'utilise pas l'application et ses informations sont gérées par le Responsable.

• Si vous avez reçu un code d'invitation par email, sélectionnez oui, sinon sélectionnez non :

• Appuyez sur Suivant, et renseignez votre (vos) Rôle(s) :

• Appuyez sur Suivant, et renseignez votre Identité :

• Appuyez sur Suivant, la configuration est terminée.

Profil

• Complétez votre Profil en appuyant sur l'un des 2 boutons :

• Appuyez sur Modifier pour éditer votre Profil :

• Renseignez votre Profil, tous les champs marqués d'un point rouge sont nécessaires. Notez que vous pouvez éditer votre Profil à tout moment (si vous n'avez pas toutes les informations, si votre téléphone change...). Pour enregistrer votre Profil appuyez sur Enregistrer :

Création d'engagement

Rappel : seul l'utilisateur ayant le rôle de Responsable peut gérer un engagement.

• Dans le menu général, appuyez sur Engagement :

• Puis dans l'entête, appuyez sur le bouton "+"  :

• En préambule, vous pouvez visualiser l'organisation en 6 sections et 5 étapes d'un engagement :

• Appuyez sur Commencer, et laissez-vous guider à travers les 6 sections de l'engagement.

Tableau de bord de l'engagement

Résumé

Avancement

Synthèse de l'état de l'engagement suivant l'Etape en cours :

• A gauche
• Etat de l'engagement : l'engagement est signé
  Le responsable a soumis les sections Termes, Prestations, Clauses et Documents a son Référent qui les a validées. Le Contrat de Cession ainsi constitué a été envoyé à l'Acheteur qui l'a signé.
• Boutons d'interaction avec ELISIA : la paie et les frais peuvent être soumis pour validation par le Responsable
• Au centre : l'état de l'engagement et les actions à mener par le Responsable
• A droite : les différents boutons d'action

Les 4 sections Termes, Prestations et Clauses Contractuelles et Documents ne sont plus modifiables, les documents contractuels sont disponibles. Les 2 sections Paie et Frais sont modifiables et devront être soumises pour validation.

5 étapes et 6 sections

Dans la section Prestation, les 2 prestations sont vertes car complètes, et pour la Paie, 1 paie et 1 salarié sont orange car incomplets. Ce salarié devra renseigné la totalité de ses informations administratives pour permettre la demande de validation de sa paie. 

Bilan

Synthèse comptable de l'engagement 

La balance est positive, le Responsable peut :

• ne rien faire, et les 54,11€ seront versés sur son Compte de Production lors de la Clôture de l'engagement, ils seront disponibles pour un engagement ultérieur ou une dépense liée à son activité
• ajuster la balance à 20€ par exemple, pour que la différence de 34,11€ soit ajoutée à la masse salariale, proportionnellement au poids de chaque salarié. Et lors de la clôture, la nouvelle balance de 20€ sera versée sur son compte de production.